martedì, settembre 25, 2007

Quanto costa un ricevimento organizzato con il catering?


Questa è forse una delle domande più frequenti sul tema del banqueting, ed è sicuramente quella che trova meno risposte, sia sul web che sul materiale informativo di tantissime aziende di catering, e parlarne spesso significa sfatare un tabù.

Il tema del prezzo è, come sempre, molto delicato, e va giustamente affrontato con cura: è vero infatti che i servizi forniti da aziende apparentemente simili sono in realtà molto differenti tra loro.

La politica dei prezzi dovrebbe, almeno in teoria, rispecchiare tali valori: un servizio di catering blasonato e di altissima qualità sosterrà una politica di prezzi elevati. Al contrario, un catering più "artigianale" dovrebbe proporre quotazioni più ridotte, a fronte di servizi più semplici ed allestimenti meno prestigiosi.

La realtà è però spesso diversa: non è raro vedere preventivi astronomici, che si concretizzano in eventi che non hanno nulla di eccezionale. E, al contrario, può capitare di vedere ricevimenti con ospiti gratificati e sorridenti anche se l'investimento sul catering non sia stato da "guerre stellari".

Come valutare il costo di un servizio di catering?

E' innegabile che, alla fine del conti, un ricevimento per 100 partecipanti, con menu di 5 portate di carne servito al tavolo, se ben organizzato in modo da soddisfare tutti gli invitati non possa scendere sotto un determinato valore.
E' altrettanto chiaro che lo stesso tipo di servizio non possa costare oltre una determinata cifra, sufficiente a coprire i costi e a fornire una buona remunerazione a chi organizza, a proprio rischio, un evento sicuramente impegnativo.

Quali sono questi valori? Facciamo due conti, partendo da quanto costa mediamente realizzare una cena per 100 persone.

Partiamo dal personale: come per tutte le aziende che vendono servizi, il catering ha per natura un'alta incidenza nei propri costi del personale impiegato nelle varie fasi di realizzazione del servizio.

La preparazione di un menu come quello descritto, (piatti di carne, 5 portate, 100 ospiti) richiede anzitutto l'opera di cuochi che si occupino della preparazione delle pietanze.

Da quelle dell'aperitivo, proseguendo con l'antipasto, la pasta fresca per i primi piatti, la preparazione del secondo e dei relativi contorni, e infine nella realizzazione di un ottimo dessert con cui concludere il pranzo o la cena.

Ciò che i cuochi preparano nella cucina "centralizzata" sono naturalmente le basi della cena, ed una preparazione adeguata richiede un minimo di una giornata di lavoro con 3 persone di staff. Considerando che l'orario massimo consentito per legge è di 8 ore al giorno, ecco che abbiamo un totale di 24 ore.

Quello che poi i cuochi preparano, va adeguatamente trasportato presso la location in cui sarà cucinato (almeno per 2 ore per il carico, il trasporto e lo scarico), moltiplicato ovviamente per gli stessi 3 cuochi, per un totale di altre 6 ore.

Viene quindi il servizio on-site: per garantire un'ottima qualità della cucina, il menu va cucinato sul posto. Considerando che gli ospiti arriveranno alle 18.00, i cuochi dovranno essere sul posto almeno 2 ore prima. La cena inizierà alle 20? Consideriamo che il dolce sarà servito tra le 22 e le 23, dunque i cuochi dovranno rimanere sul posto almeno fino alle 24.00. Totale? dalle 16 alle 23, abbiamo 7 ore, che moltiplicato per 3 produce altre 21 ore. Ma non è finita: i cuochi dovranno rientrare in sede, scaricare i mezzi e riassettare l'attrezzatura. Altre 2 ore, che per 3 cuochi fa infine 6 ore. 24 + 6 + 21 + 6 = 57 ore.

Di questo passo rischieremmo di dilungarci troppo, tuttavia come tutti sanno un ricevimento richiede una forte presenza dello staff di sala (maitre e camerieri), per un totale di circa 80-100 ore, considerando carico, trasporto, scarico dell'attrezzatura (dai tavoli alle sedie, alle cucine, ai piatti, ecc.), mise en place, servizio (considerando almeno 6 camerieri ed un maitre di sala per 100 Ospiti), ed infine il dover ricaricare tutto, a fine servizio, su camion, e riportare il tutto in sede.

La preparazione in cucina richiede la presenza di addetti al lavaggio ed alla pulizia delle cucine, di addetti allo sbarazzo durante il servizio, di addetti al lavaggio delle stoviglie una volta concluso il servizio. Totale, circa 30 ore.

Aggiungiamo a tutto questo l'incidenza dell'incarico di chi segue il cliente nella vendita, nell'organizzazione, nella fatturazione, per un totale di almeno 10-15 ore.

Il totale delle ore che ne risultano, quindi, è di circa 200/220 ore di lavoro.

Ognuno è naturalmente libero di pagare il personale più di quanto sia il cosiddetto "minimo sindacale" (ed è normale che chi è bravo guadagni di più!), ma il costo minimo possibile per un'azienda per un'ora lavorata è di € 18,00 lordi.

Se moltiplichiamo questa circa per le 200 ore di cui si è detto, abbiamo un costo per l'azienda di circa 3600 euro, con un'incidenza media per ciascun invitato di 36 euro. E solo per il personale!

Non preseguiamo oltre: la cifra è già sufficientemente alta per porre una domanda: è possible che qualche catering proponga matrimoni a 40 euro per persona?

Non dimentichiamoci che al costo indicato sopra bisogna aggiungere l'acquisto degli alimentari, delle bevande, della biancheria, dei trasporti, dell'utilizzo dell'attrezzatura e dei rischi connessi ad ogni occasione (non immaginate quante forchette si riescano a perdere durante una cena in campagna su un prato!).

La risposta è evidente: chi scende intorno a queste cifre, deve per forse risparmiare da qualche parte. Il legittimo dubbio di chi sta per affidarsi a un catering è: su cosa risparmieranno per offrirmi un prezzo così basso? Sulla qualità dei cibi? Sull'efficienza del servizio? Magari con qualche cameriere e cuoco in meno del necessario?

Sono dubbi che è sempre meglio non avere...

In definitiva, un costo giusto per un ricevimento come quello che abbiamo descritto, che non contiene esagerazioni ma rispecchia un servizio di qualità, si aggira tra i 60 ed 80 euro per persona.

Chi chiede molto di più, probabilmente esagera. Ma anche chi vi proporrà molto meno, probabilmente dovrà scendere a parecchi compromessi su staff, cibi e bevande.

E, si sa, nelle occasioni importanti è meglio evitare compromessi!

martedì, settembre 18, 2007

Intervista sul mondo del Banqueting


Pubblichiamo il testo integrale di un'intervista rilasciata dal direttore di Catering Banqueting, Ivan Neri, al dottor Gianluca Trezzi della rivista Convegni, in tema di catering destinato ad eventi aziendali.

D: C’è un problema di immagine dell’industria del catering, percepita come una commodity, di basso profilo, quale sforzo si richiederebbe agli operatori e cosa sfugge alle aziende?

R: Attualmente il termine banqueting corrisponde, in Italia, (o quantomeno nell'area che curo personalmente, Emilia Romagna e Marche) ad una moltitudine di operatori assolutamente frammentata. E come in molti altri casi (è lampante il panorama degli hotel che si propongono come location per meeting), all'interno di questa moltitudine sono presenti aziende consolidate, che operano professionalmente e mettono la propria esperienza al servizio delle aziende Clienti. Il problema è che, al fianco di queste realtà, si è sviluppata una sorta di mercato parallelo in cui chiunque (ristoratore, albergatore, pasticcere, barman) si immprovvisa servizio di catering. Il risultato? Grande confusione, sovrapposizione di offerta, difficoltà per il Cliente o il Meeting Planner di individuare un fornitore attendibile, che offra determinate garanzie e possa gestire con sicurezza l'organizzazione di un evento. A molte aziende sfugge inoltre l'orientamento al Cliente: in alcune location esistono contratti di esclusiva e quindi il servizio è imposto. In questi casi l'operatore non ha nessun incentivo a offrire il meglio e a preoccuparsi della customer satisfaction.

D: Non c’è una visibilità importante del comparto, e probabilmente nemmeno una forte azione comune degli operatori, perché? Quale ruolo ha o dovrebbe avere il sindacato (SICEB)?

R: La grande frammentazione esistente fa si che non esistano pochi, grandi interlocutori. Così il comparto passa automaticamente in secondo piano rispetto a realtà meglio organizzate e più consolidate. Inoltre, benchè il settore abbia ormai più di vent'anni, altri settori dell'economia più consolidati e ben rappresentati riescono a far valere meglio i propri interessi rispetto al sistema del banqueting, che da questo punto di vista è ancora molto giovane.
Un ruolo forte potrebbe essere giocato su uno dei maggiori problemi che riscontro quotidianamente: la gestione del personale ed i forti vincoli del mercato del lavoro che si scontrano continuamente con un attività che è, per sua natura, legata a situazioni del tutto straordinarie.

D: In Italia c’è un estrema parcellizzazione regionale delle aziende di catering, che se da un lato permette una forte connotazione tipica, che rappresenta senza dubbio un aspetto positivo, dall’altro limita le prospettive imprenditoriali. Quali sono le difficoltà maggiori nella crescita di un società di catering?

R: Come ho detto prima, la forte frammentazione crea confusione sul lato dell'offerta e ipercompetizione su raggio locale. Se da un lato questo elemento può comportare un vantaggio per il cliente in termini di costi, dall'altro in un caso su due il cliente non ottiene ciò che si aspetta perchè l'operatore non ha l'esperienza giusta, la preparazione adeguata, l'attrezzatura necessaria...

D: Nella determinazione dei costi il food e la sua preparazione incidono solo in minima parte sulla quota a carico del cliente, che invece sottovaluta gli altri aspetti. Quali voci di spesa che non vengono considerate dalle aziende pesano di più?

R: Il valore del servizio: spesso le aziende mettono in confronto il preventivo di una cena proposto da un ristorante con uno nostro, senza però tener conto che noi trasferiamo letteralmente un intero ristorante in una location per realizzare un singolo appuntamento, ed a fine serata carichiamo 300 coperti (dai tavoli ai candelabri alle cucine, per fare solo un esempio) su camion che rientrano nel cuore della notte nei magazzini.

D: Nell’intreccio tra necessità di marketing e realizzazione del catering, fino a che punto c’è condivisione degli obiettivi con i clienti? I briefing sono chiari? Come sono cambiato le richieste delle aziende negli ultimi anni?

R: L'evoluzione è costante, ed è sempre più veloce. Vent'anni fa solo l'idea di cenare in un convento del 1400 era suggestiva, ed il Cliente non faceva troppa attenzione alla mise en place o al fatto che il cocktail fosse servito in terrazza o nel chiostro. Probabilmente, una volta fatta la scelta, c'era anche maggior fiducia nell'interlocutore. Oggi il marketing, soprattutto grazie ad Internet, vende progetti e programmi molto ben definiti, ed i Clienti hanno spesso le idee molto più chiare. Quindi sono molto più esigenti ed anche sui dettagli sono particolarmente attenti. Oggi assistiamo a richieste sempre più specifiche a cui dobbiamo rispondere con progetti sempre meno standardizzati. Del resto il nostro obiettivo è quello di gratificare allo stesso tempo gli Ospiti e, di conseguenza, il Cliente stesso, quindi la condivisione è totale.

D: Formazione e specializzazione del personale. Quanto è perseguita? Perché si investe così poco in un aspetto così importante? Su quali aspetti in particolare sarebbe necessaria? Ci sono offerte formative adeguate?

R: Formazione, specializzazione (ed esperienza) credo siano valori ben presenti a tutti gli operatori del settore, che reputano questi valori molto importanti. Poi quando si passa dalla teoria alla pratica, queste posizioni cambiano radicalmente. Il costo di un cameriere professionista è ben diverso da quello di uno studente part-time che arrotonda nei weekend stando dietro ad un buffet. Inoltre è più difficile garantire un posto di lavoro fisso per chi gestisce un'attività che è operativa per 8 giorni su 30 al mese. Come detto prima, il piano normativo non aiuta molto, dato che il costo del lavoro è ormai diventato elevatissimo (soprattutto per le imposte che gravano sul centro di costo). Personalmente, riteniamo giusto investire sul nostro staff e cercare di mantenerlo con il minimo turnover possibile, perchè alla lunga offrire un servizio professionale ed un'organizzazione collaudata paga più che dover improvvisare ogni volta, soprattutto in termini di qualità percepita dal Cliente.

D: Utilizzo di software per la gestione di costi, amministrazione e per la pianificazione degli eventi. Ci sono prodotti utili, o interessanti? Perché c’è così tanta resistenza nell’utilizzare procedure di standardizzazione e ottimizzazione gestionale?

R: Probabilmente perchè le nostre attività sono quanto di più lontano dallo standard esistano, ed ogni azienda segue un proprio metodo che difficilmente si risconosce nelle soluzioni offerte da pacchetti software. Dato che nel nostro gruppo sono presenti attività alberghiere, verifico quotidianamente quanto siano distanti le modalità operative di questi due settori. Naturalmente per quanto riguarda gestione costi e amministrazione il problema non è insormontabile. Il punto critico è la programmazione e la logistica, che variando in continuazione va gestita in modo molto flessibile, ma non per questo meno rigorosa.

D: Green meeting vuol dire anche green catering. Cosa significa realizzare banchetti con attenzione all’impatto ambientale? Avete questa attenzione? Avete richieste di questo tipo dalle aziende?

R: L'attenzione alla qualità delle materie prime, alla provenienza dei cibi, alla tipologia di allestimento e alla stessa mise en place sono in crescente aumento. Oggi i Clienti sensibili alla tematica ambientale sono molti di più e lo si intuisce dall'interesse rivolto verso menu perparati con materie prime privenienti dall'agricoltura biologica.

D: Quali evoluzioni più importanti stanno interessando i metodi di presentazione delle vivande e di servizio?

R: I Clienti ci chiedono soluzioni sempre più dinamiche: da una parte perchè con la riduzione della durata media di meeting e conventions anche i tempi dedicati alla ristorazione tendono a comprimersi (lunch e coffee break, ad esempio), dall'altra anche le classiche cene aziendali si stanno trasformando in occasioni speciali, in cui l'azienda spesso mette un tema preciso al centro dell'attenzione, e noi di conseguenza adeguiamo lo stile di ristorazione. Negli ultimi anni lavoriamo sempre più spesso in riva al mare: un cocktail o una cena sulla sabbia sono indubbiamente particolari, suggestive ed emozionanti. In questo modo si ottiene un miglior ritorno dell'investimento, perchè gli invitati si ricordano la serata d'eccezione ed associano il ricordo positivo allo sponsor.
L'impatto scenografico incide molto: così anche la presentazione dei cibi diventa importante: per quanto ci riguarda, preferiamo un'impostazione elegante ma che non stravolga il piatto, giocando sui colori naturali delle pietanze e sul loro accostamento. L'Ospite non va mai messo in difficoltà: per i buffet predisponiamo una logistica che consenta un accesso comodo, una ricca scelta e ormai quasi sempre una preparazione espressa, a vista, delle pietanze principali: oggi c'è ancora chi crede che il catering porti in tavola cibi riscaldati...

sabato, settembre 15, 2007

Professionalità nel mondo del catering

Il mercato dei servizi di catering è probabilmente uno dei più difficili da decifrare: esistono (poche) società con centinaia di dipendenti e decine di milioni di euro di fatturato, al cui fianco sono sorte decine di piccole aziende con un giro di affari molto più ridotto (qualche centinaio di migliaia di euro l'anno).
Negli ultimi anni sono poi spuntate come funghi migliaia di piccolissimi "catering", che sono perlopiù estensione di pasticcerie (o di forni!), a conduzione familiare, che si sono improvvisati nel banqueting anche grazie al supporto del noleggio.
Una società di catering deve infatti avere alle spalle almeno tre cose: una cucina in cui preparare i menu, mezzi e attrezzatura per trasferire nella location di turno tutto il necessario e, elemento ancor più importante, uno staff che si occupi di preparare, allestire e servire il Cliente.
Le grandi aziende di cui abbiamo parlato hanno a loro disposizione centri di produzione, flotte di automezzi, magazzini di attrezzatura e importanti staff organizzati in modo gerarchico. Spesso si muovono a livello nazionale, partendo dalle grandi città (Milano in primis), per raggiungere di volta in volta le locations dove realizzare il servizio.
Le società intermedie sono una versione in scala ridotta di quelle più grandi: mantengono un'organizzazione aziendale e dispongono di una propria sede con cucine adeguate, mezzi di trasporto e, in tutto o in parte, dell'attrezzatura di servizio, ricorrendo al noleggio solo per numeri più elevati o richieste particolari da parte dei Clienti.
La tendenza attuale che vede la pasticceria di quartiere aggiungere "catering" al proprio nome va invece in una direzione differente: i cibi vengono preparati nella cucina della pasticceria, del forno o del ristorante, spesso quando l'attività principale è operativa e dunque in sovrapposizione. Questo crea spesso notevoli problemi (è come voler utilizzare un'auto per andare in due città opposte contemporaneamente). Allo stesso modo il cuoco (professionista o appassionato) deve dividersi e scegliere cosa sia più importante quel giorno: la pasticceria o il banchetto? Per quanto riguarda l'attrezzatura ed i mezzi, le società di noleggio sicuramente offrono un aiuto, tuttavia il costo del noleggio è piuttosto alto (un coperto può arrivare a costare 20 euro per persona, una volta allestito).
Con questo non si vuol dire che i piccoli non siano in grado di offrire servizi di qualità, tuttavia è statisticamente improbabile che la soluzione offerta da un catering improvvisato sia comparabile con quella garantita da un servizio di banqueting specializzato.
L'elemento chiave infatti non è l'attrezzatura o gli automezzi, che sono si indispensabili, ma che vanno adeguatamente gestiti: per questo credo che il fattore determinante nel successo (o nell'insuccesso) di un evento siano determinati dalla professionalità di chi coordina e dirige lo staff, e dalla preparazione professionale dello stesso staff.
Spesso in molti banchetti chi serve al tavolo o lavora in cucina non è nè un cameriere nè un cuoco, ma una persona che si dedica saltuariamente a questo tipo di lavoro. E purtroppo l'organizzazione, la professionalità e l'esperienza sono valori molto rari: così il pasticcere sarà espertissimo in bignè e babbà, ma difficilmente potrà coordinare la logistica per eventi con centinaia di partecipanti.